REGULAMIN ZWROTU KOSZTÓW PODRÓŻY
Hackathon for Change – 18–19 października 2025, al. Solidarności 171B (Spark), Warszawa
(„Regulamin”)
§1. Cel, zakres i definicje
- Regulamin określa zasady przyznawania i rozliczania zwrotu kosztów podróży związanych z udziałem w wydarzeniu „Hackathon for Change” („Wydarzenie”).
- Organizatorem jest Fundacja SOK – Samodzielność od Kuchni („Organizator” / „Fundacja SOK”).
- Niniejsze zasady dotyczą wyłącznie przejazdów z miejsca zamieszkania do m.st. Warszawy i z powrotem.
- Dla potrzeb Regulaminu:
- a) Uczestnik – osoba niepełnoletnia zakwalifikowana do udziału w Wydarzeniu.
- b) Opiekun – osoba pełnoletnia sprawująca opiekę nad Uczestnikiem i towarzysząca mu w podróży.
- c) Odcinek podróży – przejazd tam (do Warszawy) lub powrót (z Warszawy) w ramach Wydarzenia.
§2. Osoby uprawnione i warunki ogólne
- Do zwrotu kosztów uprawniona jest para: Uczestnik + jeden Opiekun, pod warunkiem udziału Uczestnika w obu dniach Wydarzenia (potwierdzenie na liście obecności/ rejestracja).
- Osoby mające miejsce zamieszkania w granicach administracyjnych m.st. Warszawy nie są uprawnione do zwrotu.
- Zwrot następuje wyłącznie na wniosek Opiekuna, który składa i podpisuje dokumenty rozliczeniowe.
§3. Rodzaje kosztów i wyłączenia
- Zwrot obejmuje koszty przejazdu do/z Warszawy poniesione:
a) transportem publicznym (kolej, autobus, bus – bilety jednorazowe lub dłuższe, o ile ekonomicznie uzasadnione),
b) samochodem prywatnym (rozliczenie kilometrówką)
c) prywatnym przewoźnikiem liniowym (busy/mikrobusy) (jeżeli nie istnieje połączenie komunikacji publicznej z/do miejsca zamieszkania, dopuszcza się rozliczenie na podstawie cen biletów przewoźników prywatnych, z zastrzeżeniem, że koszt nie może przekroczyć kosztu typowego transportu publicznego na porównywalnej trasie). - Nie podlegają zwrotowi w szczególności:
a) taksówki i usługi ridesharingowe (np. Uber, Bolt) – na całej trasie,
b) przejazdy lokalne na terenie m.st. Warszawy (komunikacja miejska, taxi itp.),
c) koszty podróży samolotem,
d) koszty nieudokumentowane lub poniesione niezgodnie z Regulaminem.
§4. Limity kwotowe
- Zwrot kosztów za jeden odcinek podróży, tj. przejazd do Warszawy albo z Warszawy, przysługuje w łącznej kwocie nie wyższej niż 300,00 zł brutto dla pary składającej się z Uczestnika i jednego Opiekuna.
- W przypadku podróży w obie strony łączna kwota zwrotu dla tej pary nie może przekroczyć 600,00 zł brutto, niezależnie od struktury poniesionych kosztów.
- Jeżeli dany odcinek podróży odbywa wyłącznie jedna osoba z pary, maksymalna kwota zwrotu za ten odcinek wynosi 150,00 zł brutto.
§5. Dokumentowanie – transport publiczny
- Podstawą zwrotu są bilety/e-bilety/paragony/faktury (tam i/lub powrót). Akceptowane są dokumenty elektroniczne (PDF) lub wydruki.
- W przypadku zagubienia biletu dopuszcza się oświadczenie o zagubieniu wraz z potwierdzeniem płatności (wyciąg/ekran aplikacji bankowej) lub informacją cennikową przewoźnika.
- Organizator może poprosić o wskazanie najtańszego dostępnego połączenia na trasie; w razie zakupu droższego wariantu zwrot może zostać ograniczony do poziomu kosztu połączenia najtańszego.
§6. Dokumentowanie – samochód prywatny (kilometrówka)
- Rozliczenie odbywa się na podstawie oświadczenia kierowcy – Opiekuna oraz wyliczenia trasy w Google Maps (najkrótsza rozsądna trasa).
- Stawki za 1 km przebiegu: 0,89 zł/km – pojazd o pojemności silnika do 900 cm³; 1,15 zł/km – pojazd o pojemności silnika powyżej 900 cm³.
- Górny limit kilometrówki: 300,00 zł brutto za jeden odcinek (tam lub powrót) – łącznie dla pary: Uczestnik + Opiekun podróżujących tym pojazdem. Kwota wynikająca z przemnożenia stawki przez liczbę kilometrów nie może przekroczyć tego limitu.
- Jeżeli dla danej trasy istnieje tańszy transport publiczny, Organizator może dodatkowo ograniczyć zwrot do kosztu najtańszego dostępnego połączenia publicznego na porównywalnej trasie.
- Jeśli z jednego samochodu korzysta jednocześnie Uczestnik i Opiekun, koszt rozlicza się jednokrotnie (bez dublowania). W formularzu należy wskazać imię i nazwisko Opiekuna i Uczestnika.
§7. Procedura, terminy i wypłata
- Termin złożenia wniosku: w ciągu 14 dni kalendarzowych od zakończenia Wydarzenia (do 02.11.2025).
- Sposób złożenia:
a) e-mail: biuro@sokfoundation.org.pl,
b) pocztą na adres: ul. Rejtana 15 lok. B 02-516 Warszawa
c) osobiście podczas Wydarzenia - Komplet dokumentów obejmuje: Załącznik A (transport publiczny) lub Załącznik B (samochód – kilometrówka); dowody zakupu (bilety/e-bilety/paragony/faktury) albo Załącznik C + potwierdzenie płatności; Załącznik D – nota obciążeniowa wystawiona i podpisana przez Opiekuna.
- Wypłata zwrotu następuje przelewem do 30 dni od otrzymania przez Organizatora kompletnej i poprawnej dokumentacji, na rachunek wskazany w formularzu.
- Organizator może wezwać do uzupełnień; brak uzupełnienia w wyznaczonym terminie może skutkować odmową zwrotu w całości lub części.
§8. Oświadczenia, odpowiedzialność i dane osobowe
- Składający dokumenty (Opiekun) oświadcza, że informacje są prawdziwe, a koszty nie zostały sfinansowane z innego źródła.
- Składający dokumenty (Opiekun) oświadcza, że zapoznał się z Regulaminem zwrotu kosztów podróży i akceptuje jego warunki.
- Składający przyjmuje do wiadomości odpowiedzialność karną za złożenie fałszywego oświadczenia (art. 233 §1 k.k.).
- Dane osobowe Opiekuna i Uczestnika będą przetwarzane wyłącznie w celu rozliczenia zwrotu, zgodnie z polityką prywatności Fundacji SOK.
§9. Postanowienia końcowe
- W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają wytyczne Organizatora i powszechnie obowiązujące przepisy prawa.
- Organizator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn organizacyjnych; aktualna wersja jest udostępniana Opiekunom/Uczestnikom.
- Regulamin obowiązuje dla Wydarzenia w dniach 18–19.10.2025.
- W przypadkach nieuwzględnionych w Regulaminie, wnioski będą rozpatrywane indywidualnie.
ZAŁĄCZNIK A – Wniosek o zwrot kosztów podróży (transport publiczny)
(ДОДАТОК A – Заява про відшкодування витрат на проїзд (громадський транспорт))
Wypełnia wyłącznie Opiekun (osoba pełnoletnia)
(Заповнює лише Опікун (повнолітня особа))
Dane Opiekuna (wystawcy):
(Дані Опікуна (виставника):)
Imię i nazwisko: ________________________________
(Ім’я та прізвище)
PESEL (lub data ur.): ____________________________
(PESEL (або дата нар.))
Adres: _________________________________________
(Адреса)
E-mail, tel.: ____________________________________
(E‑mail, тел.)
Dane Uczestnika (niepełnoletniego):
(Дані Учасника (неповнолітнього))
Imię i nazwisko: ________________________________ Rok ur.: __________
(Ім’я та прізвище Рік нар.)
Trasa i daty podróży:
(Маршрут і дати подорожі)
Miejscowość startowa – Warszawa – miejscowość powrotu
(Місто виїзду – Варшава – місто повернення)
Data wyjazdu: _____________ Data powrotu: _____________
(Дата виїзду Дата повернення)
Zestawienie kosztów (limit: 300 zł/odcinek łącznie dla pary):
(Підсумок витрат (ліміт: 300 зл/відрізок разом для пари))
Odcinek TAM – Przewoźnik: __________ Nr biletu: __________ Kwota brutto: ______ zł
(Відрізок ТУДИ – Перевізник № квитка Сума брутто)
Odcinek POWRÓT – Przewoźnik: ______ Nr biletu: __________ Kwota brutto: ______ zł
(Відрізок НАЗАД – Перевізник № квитка Сума брутто)
Oświadczenia Opiekuna:
(Заяви Опікуна:)
1. Uczestnik brał udział w obu dniach Wydarzenia (18–19.10.2025)
(1. Учасник брав участь в обох днях Події (18–19.10.2025).)
2. Przedkładam prawdziwe i kompletne dokumenty; koszty nie są finansowane z innego źródła.
(2. Подані мною документи є правдивими й повними; витрати не фінансуються з іншого джерела.)
3. Oświadczam, że zapoznałem/am się z Regulaminem zwrotu kosztów podróży i akceptuję jego warunki.
(3. Підтверджую, що ознайомив(лася) з Регламентом відшкодування витрат на проїзд і приймаю його умови.)
4. Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych moich i Uczestnika w celu rozliczenia zwrotu.
(4. Даю згоду на обробку моїх даних і даних Учасника з метою розрахунку відшкодування.)
Rachunek do zwrotu:
(Рахунок для перерахування відшкодування:)
Właściciel rachunku: ____________________________
(Власник рахунку)
IBAN: ____________________________
(IBAN)
Podpis, data: _________________________________
(Підпис, дата)
Załączniki: bilety/e-bilety/paragony/faktury; ewent. Załącznik C + potwierdzenie płatności.
(Додатки: квитки/е‑квитки/чеки/рахунки‑фактури; за потреби Додаток C + підтвердження оплати.)
ZAŁĄCZNIK B – Wniosek o zwrot kosztów podróży (samochód prywatny – kilometrówka)
(ДОДАТОК B – Заява про відшкодування витрат на проїзд (приватний автомобіль – кілометраж))
Wypełnia wyłącznie Opiekun (osoba pełnoletnia)
(Заповнює лише Опікун (повнолітня особа))
Dane Opiekuna/kierowcy (wystawcy):
(Дані Опікуна/водія (виставника):)
Imię i nazwisko: ________________________________
(Ім’я та прізвище )
PESEL (lub data ur.): ____________________________
(PESEL (або дата нар.))
Adres: _________________________________________
(Адреса)
E-mail, tel.: _________________________________
(E‑mail, тел.)
Dane Uczestnika (niepełnoletniego):
(Дані Учасника (неповнолітнього):)
Imię i nazwisko: ________________________________ Rok ur.: __________
(Ім’я та прізвище Рік нар.)
Dane pojazdu:
(Дані транспортного засобу:)
Marka/model: _________________________ Nr rejestracyjny: ________________ Pojemność silnika: ☐ ≤900 cm³ ☐ >900 cm³
(Марка/модель Реєстраційний номер Об’єм двигуна: ☐ ≤900 см³ ☐ >900 см³)
Trasa (Google Maps – najkrótsza rozsądna):
(Маршрут (Google Maps – найкоротший розумний):)
Start: ____________________ – Warszawa – Powrót: ____________________
(Початок – Варшава – Повернення)
Wyliczenie kosztu (stawki: 0,89 zł/km lub 1,15 zł/km):
(Розрахунок вартості (ставки: 0,89 зл/км або 1,15 зл/км):)
Odcinek „Tam”: ______ km × ______ zł/km = ______ zł
(Відрізок «Туди»: ______ км × ______ зл/км = ______ зл)
Odcinek „Powrót”: ______ km × ______ zł/km = ______ zł
(Відрізок «Назад»: ______ км × ______ зл/км = ______ зл)
Limity i zasady:
(Ліміти та правила:)
• Maks. 300,00 zł brutto za odcinek – łącznie dla pary (Uczestnik + Opiekun).
(• Макс. 300,00 зл брутто за відрізок — разом для пари (Учасник + Опікун).)
• Zwrot może zostać ograniczony do kosztu najtańszego transportu publicznego na porównywalnej trasie.
(• Відшкодування може бути обмежене вартістю найдешевшого громадського транспорту на порівняльному маршруті.)
• Jeżeli Opiekun i uczestnik jadą jednym samochodem, koszt rozliczany jest jednokrotnie (bez dublowania).
(• Якщо Опікун і Учасник їдуть одним автомобілем, вартість розраховується один раз (без подвоєння).)
Oświadczenia kierowcy (Opiekuna):
(Заяви водія (Опікуна):)
1. Powyższe dane są prawdziwe.
(1. Наведені вище дані є правдивими.)
2. Oświadczam, że zapoznałem/am się z Regulaminem zwrotu kosztów podróży i akceptuję jego warunki.
(2. Підтверджую, що ознайомив(лася) з Регламентом відшкодування витрат на проїзд і приймаю його умови.)
3. Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych moich i Uczestnika w celu rozliczenia.
(3. Даю згоду на обробку моїх даних і даних Учасника з метою розрахунку.)
Rachunek do zwrotu: Właściciel rachunku: ______________________
(Рахунок для перерахування відшкодування: Власник рахунку)
IBAN: ______________________
(IBAN)
Podpis, data: _________________________________
(Підпис, дата)
Załączniki: zrzut ekranu z Google Maps (podsumowanie km); (na prośbę) informacja o koszcie najtańszego połączenia publicznego.
(Додатки: знімок екрана з Google Maps (підсумок км); (за запитом) інформація про вартість найдешевшого громадського сполучення.)
ZAŁĄCZNIK C – Oświadczenie o zagubieniu biletu / braku dokumentu
(ДОДАТОК C – Заява про втрату квитка / відсутність документа)
Wypełnia Opiekun (osoba pełnoletnia)
(Заповнює Опікун (повнолітня особа))
Ja, ______________________________________ (imię i nazwisko), oświadczam, że w dniu __________ odbyłem(am) podróż na trasie __________________ – Warszawa – __________________ wraz z __________________________________ (imię i nazwisko Uczestnika) w związku z udziałem w Hackathon for Change.
(Я, ______________________________________ (ім’я та прізвище), заявляю, що __________ здійснив(ла) поїздку маршрутом __________________ – Варшава – __________________ разом з __________________________________ (ім’я та прізвище Учасника) у зв’язку з участю в Hackathon for Change.)
Bilet/rachunek zaginął/został zniszczony. Wnoszę o rozliczenie na podstawie załączonego potwierdzenia płatności (wyciąg bankowy/ekran aplikacji) lub informacji cennikowej przewoźnika.
(Квиток/квитанцію втрачено/знищено. Прошу провести розрахунок на підставі доданого підтвердження оплати (банківська виписка/екран застосунку) або тарифної інформації перевізника.)
Jestem świadom(a) odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia (art. 233 §1 k.k.).
(Мені відома кримінальна відповідальність за подання неправдивої заяви (ст. 233 §1 КК).)
Podpis, data: __________________________________
(Підпис, дата)
ZAŁĄCZNIK D – Nota obciążeniowa (nota księgowa)
(ДОДАТОК D – Розрахункова нота (бухгалтерська нота))
Wystawca (Opiekun – osoba pełnoletnia):
(Виставник (Опікун – повнолітня особа):)
Imię i nazwisko: ________________________________
(Ім’я та прізвище)
Adres: _________________________________________
(Адреса)
PESEL (lub data ur.): ____________________________
(PESEL (або дата нар.))
E-mail, tel.: ____________________________________
(E‑mail, тел.)
Dane Uczestnika (niepełnoletniego):
(Дані Учасника (неповнолітнього):)
Imię i nazwisko: ________________________________ Rok ur.: __________
(Ім’я та прізвище Рік нар.)
Odbiorca (Nabywca):
(Одержувач (Покупець):)
Fundacja Samodzielność od Kuchni
(Фундація «Samodzielność od Kuchni»)
- Tadeusza Rejtana 15 lok.B 02-972 Warszawa
(вул. Тадеуша Рейтана 15, лок. B, 02-972 Варшава)
NIP: 521 381 37 06
(ІПН (NIP): 521 381 37 06)
E-mail: biuro@sokfoundation.org.pl
(E‑mail: biuro@sokfoundation.org.pl)
Podstawa obciążenia: Zwrot kosztów podróży związanych z udziałem w Hackathon for Change, 18–19.10.2025, Warszawa.
(Підстава нарахування: Відшкодування витрат на проїзд, пов’язаних з участю в Hackathon for Change, 18–19.10.2025, Варшава.)
Zestawienie kosztów (zaznacz właściwe):
(Підсумок витрат (позначте належне):)
– Transport publiczny – odcinek: ☐ Tam ☐ Powrót – kwota: ______ zł (limit 300 zł/odcinek łącznie dla pary)
(– Громадський транспорт – відрізок: ☐ Туди ☐ Назад – сума: ______ зл (ліміт 300 зл/відрізок разом для пари))
– Samochód prywatny – kilometrówka – odcinek: ☐ Tam ☐ Powrót – kwota: ______ zł (limit 300 zł/odcinek łącznie dla pary; ewent. ograniczenie do kosztu najtańszego transportu publicznego)
(– Приватний автомобіль – кілометраж – відрізок: ☐ Туди ☐ Назад – сума: ______ зл (ліміт 300 зл/відрізок разом для пари; за потреби обмеження вартістю найдешевшого громадського транспорту))
Razem do zapłaty: ______ zł (słownie: ____________________________________________ zł) — maks. 600 zł łącznie dla pary
(Разом до сплати: ______ зл (прописом: ____________________________________________ зл) — макс. 600 зл разом для пари)
Uwagi: Dokument nie podlega VAT. Proszę o przelew w terminie do 30 dni na rachunek: [IBAN], tytuł: „Zwrot podróży – H4C – [Imię i nazwisko Uczestnika]”.
(Примітки: Документ не підлягає ПДВ. Просимо здійснити переказ протягом 30 днів на рахунок: [IBAN], призначення платежу: «Відшкодування подорожі – H4C – [Ім’я та прізвище Учасника]».)
Data, podpis Wystawcy: ________________________
(Дата, підпис Виставника)
